Die Berechnung der bezogenen Ferien basiert immer auf dem Grundplan, nicht dem Einsatzplan. Das kann auf den ersten Blick unlogisch erscheinen, macht aber durchaus Sinn. So wird sichergestellt, dass auch Einzeltage als Ferien bezogen werden können und diese fair abgerechnet werden.
Ein Ferientag an einem Samstsag, an welchem normalerweise 5 Stunden gearbeitet werden sollte, wird anders kalkuliert als ein Ferientag an einem Mittwoch, an welchen wie in diesem Beispiel 7 Stunden gearbeitet werden sollte.
Ferientage werden in Stunden umgerechnet und beim Bezug ganz exakt dem Feriensaldo in Abzug gebracht. So werden auch Änderungen des Arbeitspensums immer korrekt abgebildet.
Wie erfolgt die Berechnung?
Das Programm zählt jede Planstunde im Grundplan zusammen (z.B. 40 h) und vergleicht diese mit den Wochenstunden gemäss Arbeitsvertrag (z.B. 42 Stunden). Die Differenz von in diesem Fall 5% wird jedem geplanten Einsatz addiert. Dadurch wird sichergestellt, dass eine Woche Ferien, egal wie geplant, immer einer Woche Ferien gemäss Vertrag entspricht.
Werden Einzeltage bezogen, wird geschaut, wie viel die prozentuale Arbeitszeit an diesem Tag bezogen auf die Periode im Grundplan beträgt. So kann verhindert werden, dass Mitarbeitende zu gut wegkommen, wenn sie an hohen Stundentagen frei nehmen oder zu schlecht fahren, wenn sie an tiefen Stundentagen (z.B. Samstage) frei nehmen.
Folgende Grafik gibt einen vereinfachten Überblick.
Ob die Planung über eine oder mehrere Wochen gemacht wurde, spielt keine Rolle, es wird immer die gesamte Grundplanperiode für die Korrektur berücksichtigt. Werden Ferien in einer Woche mit 45 Planstunden bezogen, anstelle der 42 im Arbeitsvertrag, werden dem Mitarbeitenden 3 Stunden Ferien-Minuszeit belastet. Umgekehrt werden bei einer Ferienwoche mit geplanten 38 Stunden 4 Stunden als Ferien-Überzeit «gutgeschrieben», bzw weniger belastet.
Je ähnlicher die Tageslängen im Ferienplan sind, desto kleiner sind die Differenzen bei einem Tagesbezug. Je weniger der Grundplan von der vertraglichen Arbeitszeit (z.B. 42 h pro Woche) abweicht, desto kleiner die Differenzen. Entsprechen die Stunden im Grundplan denjenigen im Arbeitsvertrag und wird eine ganze Woche bezogen, ergeben sich keine Differenzen.
Wir empfehlen, den Grundplan immer möglichst dem Arbeitsvertrag anzugleichen und Ferien immer über die Absenzen einzutragen. Auch freie Tage (z.B. Samstag) werden am besten auch als Ferien deklariert. Das System zählt nur die effektive geplanten Arbeitstage (bzw. Stunden) an denen gearbeitet werden müsste. Gerade bei mehrwöchigen Plänen mit alternierenden Samstagen passieren ansonsten leicht Fehler.
Anmerkung:
Die Berechnung der Ist-Stunden, also was effektiv gearbeitet wurde, basiert immer auf dem Einsatzplan.
PS: Theoretisch können Ferien auch im Einsatzplan direkt bearbeitet werden. Dazu müssen aber alle Einsätze, die geplant sind, einezeln verändert werden (Stundenkategorie von Arbeit auf Ferien). Eine einfache Eintragung über mehrere Tage ist nicht möglich. Durch dieses Vorgehen wird die Fereinberechnung von Teamplanner übersteuert. Auch Ferienanfragen machen so keinen Sinn mehr. Wir empfehlen dieses Vorgehen absolut nicht, aber es liefert bei korrekter Anwendung auch richtige Zahlen.